Por Julián Lichtmann para MateriaBIZ.

Discusiones, peleas e largas horas de trabajo improductivo... ¿Cuáles son los principales factores que destruyen la eficacia de las reuniones de trabajo?

"Nuestras reuniones de equipo gerencial son un desastre. Ya no sé qué hacer. Somos todos profesionales exitosos y de distinguida trayectoria. Pero cuando nos juntamos, nos transformamos en una máquina de perder el tiempo", me dijo Ramiro, gerente de recursos humanos de una pujante empresa.

Luego, prosiguió resignado: "Nos quedamos en la oficina hasta altas horas de la noche. Nuestras reuniones son eternas y de pobres resultados. El problema es que hay personalidades muy fuertes y graves problemas de comunicación. Especialmente el gerente comercial, cuando empieza a monopolizar las reuniones, y a discutir con..."

Para diagnosticar el problema y encontrar posibles soluciones, Ramiro me invitó, dos semanas más tarde, a sentarme en una mesa ovalada de un elegante salón, junto a él y el resto del equipo gerencial, cuatro hombres y dos mujeres.

El siguiente es un resumen de cinco obstáculos que identifiqué durante la reunión.

1) Ausencia de un facilitador

Si bien la reunión era formalmente presidida por Mario, vicepresidente de la compañía y gerente de marketing, éste no actuaba cuidando el diálogo del equipo ni parecía capacitado para ejercer dicho rol.

Todas sus intervenciones, al igual que las del resto de los gerentes, estaban sesgadas por sus propios intereses y perspectivas particulares. Las personas hablaban sin sentirse comprendidas. Se generaban así desacuerdos sin salida.

2) Falta de "reglas del juego"

La reunión abundaba en interrupciones constantes (mensajes de texto, llamadas a celulares), varias personas hablando al mismo tiempo y el dominio de los más extrovertidos.

3) Expresiones de deseo vagas no traducidas en compromisos

Los participantes manifestaban pensamientos interesantes. Nadie, sin embargo, logró durante el transcurso de la reunión integrar alguno de ellos a alguna propuesta de acción.

Se expresaban ideas como "es fundamental mejorar la comunicación entre la gerencia de producción y la gerencia comercial para que ésta explore nuevos mercados realistas para nuestra capacidad de producción".

No obstante, en ningún momento de la reunión se propuso quién iba a hacer qué y cuándo para avanzar en esa dirección.

Los presentes parecían más preocupados en decir algo interesante que en integrar las diversas voces en la toma de una decisión legítima y productiva para todo el grupo.

4) Falta de claridad sobre el proceso de toma de decisiones

Cuando alguien planteaba un tema, no siempre estaba claro si estaba consultando a los demás, meramente informándolos, o bien involucrándolos en una toma de decisión compartida. Esto generaba malentendidos y conversaciones extensas e inútiles.

5) Personalización de desacuerdos

Ante opiniones divergentes, la conversación se convertía en una puja por quién tenía la razón y quién estaba equivocado. Así, el debate se polarizaba en un antagonismo competitivo, resolviéndose eventualmente las diferencias por votación.

6) Minuta improductiva

Una secretaria tomaba nota de todo lo expresado en la reunión, generando así un documento que nadie leería.

En definitiva, aquel equipo gerencial dilapidaba gran parte de su energía en reuniones improductivas. Pero, desde luego, no son los únicos. Es probable que usted también se sienta identificado por esta clase de dinámica grupal. ¿Cómo superar los obstáculos y maximizar la productividad de las reuniones? Este será el tema de nuestro próximo artículo.

Julián Lichtmann

Socio de la firma Ingouville & Nelson. Profesor invitado del Centro de Educación Empresaria de la Universidad de San Andrés. Coordinador académico y profesor del Programa Ejecutivo en Negociación y Manejo del Conflicto en ESADE Business School.